ChatGPT로 비즈니스 이메일 작성하는 법 – AI 비서 100% 활용 가이드
이제 이메일도 AI에게 맡기자
비즈니스 이메일 작성은 시간도 오래 걸리고, 실수하면 큰 신뢰 손실로 이어질 수 있습니다. 하지만 이제는 ChatGPT 같은 AI를 통해 효율적이고 정확한 커뮤니케이션이 가능해졌습니다. 특히 해외 클라이언트와의 영문 이메일, 클레임 회신, 회의 요청 등 공식적인 표현이 필요한 경우 AI는 훌륭한 비서가 되어줍니다.
기본 프롬프트 구성법
ChatGPT에게 이메일을 요청할 때는 아래 3가지를 꼭 포함하세요:
- 역할 지정: "너는 영문 비즈니스 이메일 작성 전문가야."
- 상황 설명: 이메일을 보내게 된 배경, 목표, 대상
- 톤과 형식: 정중한 톤, 캐주얼한 톤, 문단 수 등
실전 예시 1: 회의 요청 이메일
너는 영어 이메일 전문가야.
이번 주 금요일 오전 10시에 회의를 요청하고 싶어.
상대는 해외 파트너고, 정중한 톤으로 써줘.
결과는 다음과 같은 형태로 제공됩니다:
Dear [Name],
I hope this message finds you well. I would like to schedule a meeting with you this Friday at 10 AM...
실전 예시 2: 클레임 회신 이메일
고객의 불만에 응답하는 이메일은 특히 조심스러워야 합니다. GPT를 활용하면 정중함 + 책임 회피 없는 대응이 가능하죠.
클레임 회신 메일을 정중하게 써줘.
배송 지연에 대해 사과하고, 개선 조치를 약속하고 싶어.
GPT 이메일 템플릿 활용 팁
- ‘요약 후 작성’ 방식: GPT에게 먼저 핵심 내용을 요약시킨 뒤 이메일로 확장 요청
- 말투 테스트: 공손/친근/격식 있는 톤 등 다양하게 시도
- 후속 이메일 자동 작성: “이 메일에 답장 형식으로 회신 메일도 써줘”
AI 이메일, 사람 냄새도 필요하다
아무리 AI가 훌륭한 초안을 써주더라도, 마지막 수정은 사람의 감정과 맥락이 담겨야 합니다. GPT는 문장을 제안할 뿐, 사람 간의 관계까지 이해하진 못하니까요. 따라서 AI + 인간의 협업이 가장 강력한 조합입니다.